Довідка інструмента Облік відсутностей

Rankform веде облік відсутностей: відпустки, лікарняні, відрядження, робота з дому. Кабінет рахує дні за правилами вашої компанії — тому спершу правила, потім люди.

Кабінет складається з шести розділів: Головна — мої дні й мої заявки, Календар команди — хто коли відсутній, Заявки — черга на розгляд, Команда — люди, Налаштування — правила кабінету, Аналітика — числа.

Які саме розділи ви бачите, залежить від ролі: працівник, керівник, адміністратор або власник. Таблиця — у розділі 9.

У кабінет потрапляють двома шляхами.

• Мова визначається за мовою браузера при першому вході, далі памʼятається. Перемкнути можна на екрані входу або в меню профілю.
• Тема — світла чи темна — теж у меню профілю, і теж памʼятається.
• Пароль відновлюється посиланням «Забули пароль» на екрані входу.

Лист не прийшов? Перевірте теку «Спам» і чи правильно написано адресу. Якщо його немає й там — напишіть нам, надішлемо ще раз.

Вісім кроків. Порядок не косметичний: кожен наступний спирається на попередній.

Свята належать країні, а країна — офісу: без офісів їх нема куди покласти. Норма днів належить типу відсутності, тож типи йдуть раніше за норми. А права видаються людям — отже, після того, як люди зʼявились.

Уже після третього кроку кабінетом можна користуватись: решта уточнює розрахунок, а не вмикає його.

Офіс — це місто, у якому працює людина. Він вирішує дві речі: які державні свята їй не списуються з відпустки і чий календар вона бачить першим.

Налаштування→Офіси→Додати офіс

• Країну варто вказати одразу: без неї люди офіса беруть свята країни компанії.
• Два офіси в одній країні мають ті самі свята — заводити їх двічі не треба.
• Офіс можна закрити: він зникне з фільтра, але люди в ньому лишаться, доки їх не перепризначити.
• Або видалити — тоді кабінет спершу скаже, скільки людей залишиться без офіса.

Офіси з файлу імпорту приходять без країни: у шаблоні є стовпець «Офіс», але не «Країна». Відкрийте такий офіс і оберіть країну — інакше свята будуть не ті.

Свята кабінет не вигадує: ви додаєте їх самі, і кожне належить країні.

Налаштування→Свята кабінету→Додати свято

• Святковий день не списується з відпустки й не рахується в заявці.
• Свято з країною бачать лише люди офісів цієї країни. Свято без країни спільне для всієї компанії — так заводять корпоративні вихідні.
• Свято на кілька днів заводиться одним записом: поставте «По» останнім днем.

Тип — це те, що людина обирає в заявці. У кожного чотири властивості, і саме вони визначають розрахунок.

Налаштування→Типи відсутностей→Додати тип

Назву типу колеги бачать не завжди: у календарі показуються лише відпустка й робота з дому, решта — як «Інший тип відсутності». Так лікарняний чи сімейні обставини лишаються між людиною, її керівником і тим, хто розглядає заявку. Це правило платформи — якщо для вашої компанії воно має бути іншим, напишіть нам.

Скільки днів людині належить, коли вони зʼявляються і що з ними стається наприкінці року.

Робочий тиждень у кожного свій — його ставлять у картці людини. Заявка рахує лише робочі дні саме цієї людини: у того, хто працює чотири дні на тиждень, пʼятниця з відпустки не спишеться.

Заявка списує дні з норми того року, у якому вона починається: відпустка з 28 грудня по 5 січня піде з грудневої норми.

Додати людей можна файлом, запрошенням або руками — способи вільно змішуються.

• Файлом. Завантажте шаблон у майстрі, заповніть і поверніть. Офіси й підрозділи з файлу заводяться самі, якщо їх ще немає.
• Запрошенням. «Команда → Запросити»: пошта, роль і офіс. Пароль людина ставить сама.
• Руками. Там само, якщо людина одна.

Команда→Запросити

Керівник указується в картці людини. Він бачить своїх підлеглих незалежно від міста й затверджує їхні заявки — на цьому тримається черга.

Коли людина йде з компанії, поставте їй дату завершення: вона зникне з календаря після цієї дати, історія лишиться, а місце в підписці звільниться.

Пошта людини — це її логін: саме на неї приходить запрошення й лист про пароль.

Ролей чотири: працівник, керівник (у нього є підлеглі), адміністратор і власник. Останні двоє керують кабінетом.

● видно · ◐ частково · — не видно

• Причина видна, якщо це відпустка чи робота з дому, якщо це власна заявка або якщо ви її розглядаєте. Керівник бачить причини заявок своїх підлеглих — інакше він не знав би, що затверджує.
• Залишок днів колеги видно керівникові (лише в підлеглих) і керівництву кабінету.
• Календар працівник бачить по своєму офісу й може перемкнутись на будь-який інший — по одному. «Усі офіси» разом доступні лише адміністратору й власнику.

Окремій людині можна відкрити або закрити конкретний розділ інструмента — у її картці в «Команді».

Заявка створюється з Головної кнопкою «Створити заявку».

• Оберіть тип, початок і завершення. Половина дня задається окремо: «з обіду» на початку й «до обіду» в кінці.
• Коментар не обовʼязковий, але це єдине місце, де можна написати «буду на звʼязку в пошті».
• Під формою кабінет одразу показує, скільки вийде днів і скільки лишиться на балансі.

Чому днів менше, ніж я обрав

Рахуються лише робочі дні саме цієї людини. З періоду випадають вихідні за її робочим тижнем і державні свята її офіса, а половина дня рахується як 0,5.

Хто затверджує

Заявку розглядає керівник людини, а якщо керівника немає — адміністратор або власник. Рішення можна супроводити приміткою: її побачить автор заявки.

Заявку, яку ви відкликали самі, кабінет прибирає зі списку: це не рішення, а виправлення. Якщо ж відсутність скасував керівник, рядок лишається — щоб ви побачили, що сталось. Змінити подану заявку не можна: відкличте її й створіть нову.

Хто коли відсутній — одним екраном.

• Кружечок на числі — сьогодні. Свята підсвічені, вихідні притемнені.
• На широкому екрані показується місяць, на вузькому — два тижні або тиждень: календар сам обирає, скільки вміститься без горизонтального прокручування.
• Перемикач офіса стоїть у шапці. За замовчуванням — ваш офіс; «Усі офіси» бачить лише керівництво.
• Пункт «Без офісу» показує тих, кому офіс ще не проставили: так вони на видноті, а не загублені.

Перемикання офіса нічого не змінює у ваших даних — це фільтр вигляду.

Числа для того, хто планує: скільки днів висить невикористаними, як часто людей немає на місці й чи не застрягла черга.

Угорі можна обрати офіс — усі числа перерахуються по ньому. «Уся компанія» показує ще й розбивку по офісах.

Кнопка «Excel» вивантажує звіт із трьох аркушів: зведення, люди й діаграми з поясненням показників.

Кабінет оплачується за місцями: місце займає кожна активна людина в команді.

• Людина з датою завершення місце звільняє.
• Рахунки, реквізити компанії й спосіб оплати живуть у розділі «Підписка» — його бачить той, хто відповідає за оплату.
• Про новий рахунок кабінет повідомляє дзвіночком угорі.

Меню профілю→Підписка

Те, що питають найчастіше.