Onkosten & vergoedingen verzamelt de bonnetjes van je team, toetst elke declaratie aan het bedrijfsbeleid, laat haar goedkeuren via je eigen structuur en betaalt iedereen terug in één uitbetaling, in elke valuta.
De medewerker wil zijn geld terug. De leidinggevende wil weten wat hij goedkeurt. Financiën wil bij elke euro een bon en een reden.
Elke categorie heeft haar limiet, een bon is verplicht vanaf het bedrag dat jij kiest en een declaratie heeft een termijn. De controle loopt bij het indienen, dus de goedkeurder ziet het resultaat in plaats van een stapel bonnetjes.
| Persoon | Categorie | Datum | Bedrag | Controle |
|---|---|---|---|---|
| Sanne Bakker | Overnachting | 15 okt. | € 280,00 | Binnen beleid |
| Bram de Boer | Klantafspraak | 16 okt. | € 1.840,00 | Boven de limiet van € 500 |
| Lotte Meijer | Maaltijden op reis | 16 okt. | € 91,00 | Zelfde dag, zelfde bedrag |
| Daan Visser | Vervoer & taxi | 2 sep. | € 42,00 | Na de termijn van 30 dagen |
| Fleur Mulder | Kantoorartikelen | 17 okt. | € 24,50 | Binnen beleid |
Een hotel in zloty, een taxi in dollars, een rit naar een andere stad met de auto. Elke declaratie houdt haar eigen bedrag en wordt omgerekend tegen de koers van die dag; kilometers en dagvergoedingen volgen de tarieven die jullie bedrijf vastlegt.
Goedgekeurde declaraties wachten in één lijst. Financiën bundelt ze in een uitbetaling, downloadt het bestand voor de bank en markeert haar als betaald. Iedereen krijgt bericht zodra het geld onderweg is.
| № | Persoon | IBAN | Declaraties | Bedrag |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Sanne Bakker | NL91 ABNA •••• 4300 | 4 | 608,00 |
| 2 | Daan Visser | NL20 INGB •••• 7781 | 3 | 264,20 |
| 3 | Lotte Meijer | DE89 3704 •••• 1205 | 2 | 198,00 |
| 4 | Bram de Boer | NL02 RABO •••• 6619 | 1 | 112,00 |
| Totaal | 10 | 1.182,20 |
Zes maanden uitgaven per categorie, afdeling, vestiging en project, naast het budget dat jij vastlegt. Het overzicht toont wat op een besluit wacht en wanneer de volgende uitbetaling is.
Mensen, vestigingen, afdelingen en leidinggevenden zijn dezelfde als in Verlof & verzuim. Voeg iemand één keer toe en hij staat overal; goedkeuringen volgen dezelfde bedrijfsstructuur. Met alleen Onkosten zet je het team op precies dezelfde manier op: import, uitnodigingen en de Telegram-bot.
Een IBAN zien alleen de persoon zelf, financiën en de directie, en alleen om te betalen. Een leidinggevende keurt de declaratie goed, maar ziet de rekening nooit. Een ingediende declaratie zien de indiener, de goedkeurders en financiën; collega’s zien elkaars declaraties niet.
Geen pakketten en geen extra’s. Elke werkruimte krijgt de hele tool.
Een plek is een persoon in het team. De tool wordt apart gefactureerd, en het team deel je met elke andere tool in je werkruimte.
Nee. Tools in één werkruimte delen het team: mensen, vestigingen, afdelingen en leidinggevenden staan er al, en declaraties worden via dezelfde structuur goedgekeurd.
Ja. Financiën of de directie kan namens iemand indienen, bijvoorbeeld voor een chauffeur met een papieren bon. Wie vanaf de telefoon werkt, dient in via de Telegram-bot.
Tegen de koers van de ECB of NBU op de datum van de uitgave. Voor een valuta die zij niet publiceren, vult de medewerker de koers van zijn bankafschrift in. Elke declaratie bewaart zowel haar eigen bedrag als het bedrag in de uitbetalingsvaluta.
Jullie bedrijf vult ze zelf in, per land en met de datum waarop ze ingaan. Een nieuw tarief verandert al ingediende declaraties niet.
De persoon zelf, financiën en de directie, alleen om te betalen. Een leidinggevende keurt declaraties goed, maar ziet de rekening niet.
